中国人民大学法律诊所

档案管理制度

一、中国人民大学法律诊所档案依本制度进行管理。

二、法律诊所需管理的档案包括但不限于：

1、各期学生的个人资料、学习情况；

2、课堂记录；

3、各期学生的作业；

4、学生办案的案卷材料等。

上述档案需要制作表格进行登记的，应当分别制成表格以便管理。

三、档案管理人员负责档案的整理、归类、收存，需要查阅档案的须向管理人员登记。档案借阅时间为周  至周  ，  至  。

四、各期诊所学生的个人资料应于各学期初发放表格供学生登记；各学期末，将学生个人总结与课堂记录、办案资料等相结合，形成各期诊所学生的个人学习情况记录，并依此为每期学员制作相关档案，评定个人成绩。

五、课堂记录应为各期学生在同一笔记本上所作的连续的、书面的课堂实录，由各小组轮流进行。如需要也应另行制成电子版。内容应尽量详尽，包括但不限于：案件进展情况的汇报、分析，所安排的课堂教学、讨论内容，等等。

六、各期学生的作业应制作成电子版本，以便保存。按学期归存于文件夹，每次作业分别存为一个电子文档。文件夹标题须标明为哪一期学生，文档标题须标明作业为当期哪一周及其主要内容，以便检索。作业以小组为单位完成的，须在作业中标注小组；作业以学生个人为单位完成的，须在作业中标明完成人，以便评定成绩。作业由教师做出点评的，应在作业后附点评内容。作业有书面版本、且需要收存的，也应归档。

七、学生办案的案卷材料应于结案后30日内，由承办案件的小组负责整理、提交，档案管理负责人应于10日内审核完毕。要求补充材料的，应退回承办小组或要求提交其他材料，补充材料期限为15日。审核合格的，即登记归档。

八、学生办案后应提交归档的案卷材料应当全面、完整，并且应全部制作成打印文本。

案卷材料应当是办案过程中形成的全部材料，包括但不限于：

1、接案（或咨询）记录。

A、    当事人电话咨询的，应当及时在电话咨询记录表上记录下咨询时间、所咨询内容以及为当事人提供的法律答复；

B、    当事人来信咨询或网络咨询的，应当将所收函件及所回复信函的备份归档；

C、    当事人来访的，应填写“来访人员登记表”，制作好符合标准的谈话笔录，接待人员和当事人应签名。

2、代理部分的材料

A、    委托代理协议；

B、     授权委托书；

C、     承办小组制作的案情简介；

D、    承办小组的讨论记录、计划、方案等；

E、     指导教师的意见；