规章制度
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诊所式法律教学和研究中心档案管理制度

第一条 诊所式法律教学和研究中心档案依本制度进行管理。

第二条 诊所式法律教学和研究中心需管理的档案包括但不限于:

1.各期学生的个人资料、学习情况;

2.课堂记录;

3.各期学生的作业;

4.学生办案的案卷材料等。

上述档案需要制作表格进行登记的,应当分别制成表格以便管理。

第三条档案管理人员负责档案的整理、归类、收存,需要查阅档案的须向管理人员登记。

第四条各期诊所学生的个人资料应于各学期初发放表格供学生登记;各学期末,将学生个人总结与课堂记录、办案资料等相结合,形成各期诊所学生的个人学习情况记录,并依此为每期学员制作相关档案,评定个人成绩。

第五条课堂记录应为各期学生在同一笔记本上所作的连续的、书面的课堂实录,由各小组轮流进行。如需要也应另行制成电子版。内容应尽量详尽,包括但不限于:案件进展情况的汇报、分析,所安排的课堂教学、讨论内容,等等。

第六条各期学生的作业应制作成电子版本,以便保存。按学期归存于文件夹,每次作业分别存为一个电子文档。文件夹标题须标明为哪一期学生,文档标题须标明作业为当期哪一周及其主要内容,以便检索。作业以小组为单位完成的,须在作业中标注小组;作业以学生个人为单位完成的,须在作业中标明完成人,以便评定成绩。作业由教师做出点评的,应在作业后附点评内容。作业有书面版本、且需要收存的,也应归档。

第七条学生办案的案卷材料应于结案后30日内,由承办案件的小组负责整理、提交,档案管理负责人应于10日内审核完毕。要求补充材料的,应退回承办小组或要求提交其他材料,补充材料期限为15日。审核合格的,即登记归档。

第八条学生办案后应提交归档的案卷材料应当全面、完整,并且应全部制作成打印文本。

案卷材料应当是办案过程中形成的全部材料,包括但不限于:

1.接案(或咨询)记录。

1)当事人电话咨询的,应当及时在电话咨询记录表上记录下咨询时间、所咨询内容以及为当事人提供的法律答复;

2)当事人来信咨询或网络咨询的,应当将所收函件及所回复信函的备份归档;

3)当事人来访的,应填写“来访人员登记表”,制作好符合标准的谈话笔录,接待人员和当事人应签名。

2.代理部分的材料

1)委托代理协议;

2)授权委托书;

3)承办小组制作的案情简介;

4)承办小组的讨论记录、计划、方案等;

5)指导教师的意见;

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