规章制度
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中国人民大学大学生志愿者法律援助中心办公室职责与工作规章

第一章  总则

第一条  本规章根据现有《中国人民大学大学生志愿者法律援助中心章程》制定。

第二条  办公室的宗旨主要在于通畅内部联系,处理内部日常的行政工作。

第三条 办公室职责主要有内部文档管理、常规值班排班与监督、经费管理等方面。

第二章  内部文档管理

第一节  管理总则

第四条  凡是工作活动中形成的、办理完毕、具有查考利用价值的各种文件(包括收、发文电,内部文件,各种会议文件,文件汇编,簿、册、图表,出版物原稿、磁盘等),均属立卷归档范围。

第五条 档案应当依照性质的不同分别组合归档。

(一) 法规性文件,如制度、办法、条例、规定等一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件,应组合在一起。

(二) 会议文件应单独组合。

(三) 统计、报表、名册等各类表格文件,应组合在一起。

(四) 工作计划、总结等文件,一般可按部门或社团名称组合。

(五) 特殊性文件材料,可根据具体情况进行组合。

第六条 档案尽量保留电子版和纸制板两种版本。电子版文档由办公室主任留档保存。

第七条  部门或社团应于活动后一周内,将应立卷归档的文件整理立卷,向办公室移交归档。

第二节  会议记录

第八条  法援部长例会中,办公室主任应列席参加,负责会议纪要。

如确因重要事情耽搁,应告知中心主任,由办公室副主任负责记录。

第九条  法援各分部例会中,由办公室派遣一名成员列席,负责会议记录。

第十条  各部部长应于分部例会召开前至少一天,通知办公室主任。如果会议简单扼要或场所条件有限,可以由各部部长于会后自行总结,并转交办公室

第十一条  所有会议记录必须于例会后三天内以电子版的形式报办公室存档,记录下须有记录人的签名和日期。

第三节  活动总结

第十二条  法援每次活动中,活动的主要的安排负责人,应于活动后一周之内向办公室主任提交活动总结。

第十三条  活动总结以粘贴照片为佳,拍摄由组织策划部自行安排。

第十四条  每次活动的通讯稿,组织策划部应将电子版稿件报送办公室备案存档。

第四节  工作简报

第十五条  诉讼代理部部长应在每月28号向办公室提交工作简报,以业务档案为主要依据简要总结本部本月工作。

其余各部部长(主任)应在每月28号前向办公室提交工作简报,简要总结本部本月工作。

第十六条  办公室应在每月初的第一周内整理出上月的工作简报,并报送中心主任审定。

简报应在下月第一次部长例会上提交大会审阅。

第十七条  如需制作正式版工作简报提交院团委等部门,办公室应将整理的简报初稿以及各种材料提交组织策划部,由其进行制作。

第五节  其他档案管理制度

第十八条  中心发布的各种决定、办法、规定、文件公函等,办公室应制作副本存档。其中,重要内容应经中心主人核实签名。

第十九条  中心收到的各类咨询信件、证书等文本的正本,应由办公室进行编号、分类后,在明法103进行妥善存放,以便调阅、总结。

第二十条  各部人员如需将有关的诉讼材料入档,应经办公室主任、诉讼代理部部长合署出具签收单,证明所接受档案名称、页数及编号、签收日期等。

第三章  值班排班与监督

第二十一条  每学期常规值班的起始时间根据招新时间和中心情况确定,截至时间是考试周前三周。

第二十二条  每月最后一周内办公室应完成下月的排班,并将打印的值班表送至各寝室。

第二十三条  办公室月末例会中,应当将制作值班表、分发值班表、值班换班的工作分配至各组员,做到责任到人。

第二十四条  每月的值班表应当在制作后及时提交办公室主任进行审查备案。

第二十五条  中心成员在参加值班时应当履行以下基本义务:

(一) 至少提前一天与该次的值班搭档取得联系,按时参加值班。   每次值班的组长应对值班联络负主要责任。

(二) 值班人员应该在收到值班表后认真阅读值班须知,熟悉值班流程。

(三) 如遇紧急情况不能参加值班,应请同学代位值班或者至少提前一天通知办公室负责换班的同学进行调班。

第二十六条  每月负责换班的办公室成员,在月底将换班的情况报告给办公室主任。办公室主任根据换班结果,将本月值班表修改后进行存档。

第二十七条  换班的同学每周要通过短信等方式,注意值班资料的流转状况,防止值班资料的意外丢失。

第二十八条  办公室主任可以随时到值班场所检查出勤情况,或者派谴成员前往察看情况。

第二十九条  办公室主任至少每两周到值班场所检查值班登记表、代理申请表等资料的数量,并及时打印补充。

第三十条    在每学期末值班结束后,办公室应组织人员对法援人员的值班情况进行总结,统计出个人值班次数、值班总人次、解答咨询总数等。

第四章  经费管理

第三十一条  办公室总管中心内部财务,其权利义务主要有:

(一) 接收有关单位拨款和社会公益捐助;

(二) 审批各部活动经费预算。如活动预算过高,可以要求各部缩减开支;

(三) 及时报销符合中心规定的支出;有权拒绝报销一切不符合中心观点的单据;

(四) 对中心每一笔收入支出明细登陆,并于每月的第一周整理中心经费收支状况,制作收支账目清单,由办公室主任签字后发往主任、副主任,接受检查与监督;

(五) 出现财务收支不明情况,办公室应彻底追查,不论结果如何,办公室主任应写检讨书并发往主任、副主任及内部并承担相应损失。

第三十二条  各部活动经费预算由各部内部负责,每月在提交工作总结时交办公室审批和报销,一切报销单据必须符合中心规定,否则由单据经手人自行处理。

(一) 各类收据、发票须盖卖方公章,经手人须在收据、发票背面书写详细用途并签字。

(二) 各类车票须分类粘贴于A4纸张,经手人需在车票背面书写详细用途并签字。

第三十三条  进帐。一切收入均凭中心盖章,主任签字,办公室主任签字的“接收捐款证明”副本入账,正本交由拨款单位或捐助者单位作支出凭证。

第三十四条  支出。一切支出均以现金支付。50元以下的小额支出由各部门负责人批准,活动结束后,由经办人在发票或收据背面写明详细用途并签字,然后于每月月底交与办公室,经办公室主任审批后加以报销。50元以上的大额支出由各部门负责人批准,经办人需通知办公室备案,活动结束后经手人须在收据、发票背面书写详细用途并于该部负责人一同签字,然后交与办公室,经办公室主任审批、签字后加以报销。

第三十五条  每月初,办公室应当制作上月的财务报告,报告中应当包含以下几项:

(一) 月度各项支出数额、报销时间、经手人及各项支出的使用用途;

(二) 月度各项进帐数额、进帐时间、经手人及各项进帐的来源

支出总额、进帐总额、资金结余

(三) 全部财务报告由办公室主任统一留存电子文档,每月工作简报中可以附上月财务报表。

第三十六条  办公室主任应在每学期的工作报告中报告经费收支,报中心主任、副主任及各部接受审查监督。

第五章  常规工作

第一节 例会

第三十七条  办公室常规例会每两周开一次,具体时间地点由办公室主任或副主任负责通知。

第三十八条  成员应当按时参加例会,迟到或无故不到次数由主任进行记录,记入“法援之星”的评比参考中。

如果成员由于其他事情耽搁而无法参加例会,应该在提前告知办公室主任或副主任。

第三十九条  例会上的讨论内容应由专人负责记录,人员安排由主任具体负责。例会后第二天,记录人应将例会记录整理成电子版发给办公室主任。

第四十条    在例会上,办公室成员应就最近一段时间的活动进行经验交流,有权向主人提出建议和要求,并且应当记录在案。

第二节  报告制度

第四十一条  在通过短信方式下达各种通知、任务、要求时,办公室成员应在收到短信后及时回复,以便及时了解情况进行调度。

第四十二条  在活动或任务完成之后,成员应当及时向办公室主任或副主任反馈情况。在遇到紧急情况需要改变计划时,应当向办公室主任请示,但联系不上或时间来不及时除外。

第六章  其它要求

第四十三条  在活动中的花费需要报销时,应当保留发票或则收据,并在背后注明时间、用途并签名。

第四十四条  成员在值班或普法等活动中不得向外人透露任何自己或法援内部人员的联系方式或住址,不得私自对外以法援名义从事咨询或者案件代理活动。


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